понедельник, 15 августа 2016 г.

Еженедельник или про планирование в начале новой недели:)

Всем новой интересной недели;)

Я пришла показать вам работу-опоздашку и немного...в общем как получится))) поговорить/поделиться опытом о способах планирования своих дел и о различных тетрадках/планерах/ежедневниках одним словом "гаджетах" для планирования.

Наш мир вертится всё быстрее, время утекает сквозь пальцы, а дел становится всё больше и больше, все это давит на нас тяжким грузом, мысли в голове путаются, запомнить всё не представляется возможным и ты уже в который раз ощущаешь себя той самой белкой и чувствуешь дикий страх перед "Ничего не успеваю".  Знакомо? И мне! Прям до боли!)))
Поэтому я решила поднять эту тему здесь, возможно мои наработки в планировании окажутся кому-то полезны, а я в свою очередь буду очень рада если вы поделитесь своим опытом в этом не простом деле, уверена ваши советы мне очень-очень пригодятся;)



Сразу скажу, что пока я не нашла для себя идеального на 100% способа планирования, но уже сейчас успеваю достаточно много и во многом благодаря моим наработкам в тайм-менеджменте:)
Когда я только начинала работать менеджером я проходила целую кучу тренингов по этому самому тайм-менеджменту и однажды мне даже посчастливилось стать лучшей в группе, после чего я получила приятный бонус в виде словесной похвалы от своей начальницы))), НО! вот реализовать все эти умные способы на практике не всегда представляется возможным сразу и в этом я убедилась на своём опыте, о котором расскажу вам далее.

Итак, прежде чем рассказать вам о своём опыте общения со всевозможными "тетрадками-гаджетами", которые я испробовала на практике, сначала мне бы хотелось поделиться с вами некоторыми важными выводами, понимание которых помогает мне объективно распределять и планировать свои дела или по крайней мере учиться делать это объективно - по мере своих физических сил и возможностей))

Правило №1
Не так давно я поняла, что сколько не планируй, если не умеешь объективно оценивать свои силы и умения то всё равно ничего не успеешь. Если ты не умеешь заложить адекватное количество времени на то или иное дело, никакие "гаджеты" тебя не спасут и это факт))
Представьте...вот садитесь вы за стол и начинаете писать списки дел, расписывая в лучшем случае по часам, а в худшем по минутам ваши дела на следующие дни или даже недели и...наступает первый день нового графика и...вы приступаете к выполнению своего списка дел. Так например, вы 3 часа отвели себе на создание новой скрап-странички для нового задания в одной из ваших дизайн-команд, которое выйдет уже буквально вот-вот...И вот ровно в назначенное по графику время вы садитесь за стол начинаете думать над работой, перебирать бумажки, складывать композицию и....понимаете, что прошло уже 2,5 часа!!! А через 30 минут придет муж с работы и нужно уже бежать всё мыть-варить-чистить)))), а потом вам нужно ехать на ужин к родителям, которым отказать уже никак нельзя и что же делать? Работу нужно сдать уже завтра, а времени на её выполнение не осталось, хотя!...почему бы не посидеть ночь, думаете вы;) А ведь придётся! К тому-же на завтра отложить нельзя - завтра вас ждут другие дела вашего графика.
Вывод: Учитесь объективно оценивать свои силы и оставлять на каждое из дел достаточный запас времени+резервный запас. Особенно это касается таких творческих людей как мы с вами, ведь никогда не знаешь, когда придёт Муза)))
В этот же пункт хочу добавить, что если уже всё таки время идёт, а Муза никак не приходит, можно поступить одним из двух следующих способов:
1) Научиться вызывать Музу самой (сейчас на эту тему написано достаточно много интересных книг и статей)
2) В случае полного фиаско, ну бывает когда совсем не идёт дело)), внесите изменения в график дел, а именно отложите это дело и возьмитесь за следующее, которое стоит в вашем графике далее. Таким образом время не утечёт сквозь пальцы и вам не придётся не спать всю ночь или извиняться перед заказчицей или вашей дизайн-командой за то, что работа не выполнена к отведённому сроку.

На самом деле для меня это сейчас основной пункт для работы т. к. пока я не научилась заставлять себя столь придирчиво вымерять время на то или иное дело и как результат постоянно страдаю от этого)). Но с другой стороны, я уже знаю в чём моя ошибка, а владея технологией я с каждым разом могу всё лучше и лучше планировать время на свои дела и буду учиться этому дальше:)

Правило №2
Оно вытекает из Правила №1 и звучит так "Планируйте заранее!"
Нет я не о том, что нужно расписывать себе график на год вперёд, я о том, что НЕ нужно планировать дело на кануне срока его сдачи! Старайтесь выполнять дела вашего графика заранее-заблаговременно, такое раннее планирование даст вам возможность:
1)  в случае если дело не заладилось с первого раза, перекроить свой график таким образом, чтобы не пришлось судорожно искать несколько часов на его выполнение, принося в жертву свой сон, а значит здоровье и красоту
2) быть уверенными, что даже в случае форс-мажора вы успеете сделать всё что нужно и не бояться так быстро тикающих часов

Правило №3
Не расслабляйся, держи себя в руках!...а точнее в графике))
Это моё любимое правило:))) И наверное многие меня поймут, ведь лень-матушку никто не отменял, а для того чтобы добиться определённых высот в жизни нужно постоянно перебарывать себя и лень-матушку тоже;)
Следуйте составленному графику, только форс-мажор может помешать вам внести в него изменения, а если это просто ваша очередная хотелка или ленилка (от слова "лень"))) то...будьте готовы потом снова поиметь "взрыв мозга" от того что, вы вновь ничего не успели...ну или как минимум снова просидеть бессонную ночь подтягивая "хвосты".

Правило №4
А вы любите лягушек?)))
На самом деле, это единственное правило, которое я чётко усвоила еще со времен тех самых тайм-менеджерских тренингов и оно мне действительно очень помогает!
А звучит оно приблизительно так "Сначала съешь лягушку" или "С утра съешь лягушку".
 Дословно я не помню, но суть заключается в следующем - сначала нужно сделать те дела, которые делать совсем не хочется и выполнение, которых не принесет вам никакого удовольствия, но сделать их нужно. Эти дела такие скользкие и неприятные "лягушки", которые , если их сразу не скушать, будут вас постоянно тяготить и скрести вас своими холодными лапками, не давая со спокойной душой реализовать ваши следующие по графику планы.
А уж, что касается творчества то с "лягушкой" на душе))) вообще противопоказано браться за бумагу и краски! В общем с этим правилом у меня все ок и сейчас когда я "кушаю лягушек" я даже представляю себя французским гурманом, ведь во Франции лягушки считаются деликатесом:)))

Ну вот, наверное это главные правила, которые помогают мне делать грамотные записи и дисциплинировать себя хоть как-то:)))

А теперь о способах планирования и о том, как я это делаю?
Здесь первое, что нужно сделать это запланировать время для того чтобы, написать:
1) список ВСЕХ своих текущих дел, очень тщательный список в который будут входить НЕ твои жизненные цели, а именно такие текущие дела, как мытьё посуды, выполнение работ для дизайн-команд или на заказ и прочие подобные обязательные мелочи жизни, ведь на них уходит более всего твоего драгоценного времени. Также не забудьте о том, что отдых тоже НУЖЕН и ВАЖЕН для продуктивной работы, поэтому на него тоже нужно запланировать адекватное количество времени в своём графике;)
2)  напротив каждого пункта из списка дел выше необходимо прописать сколько времени тебе реально требуется на каждое дело...это процесс не быстрый и возможно сначала тебе нужно будет целенаправленно засекать время для того, чтобы заполнить свой список. Так например посуду я мою 15 минут, для того чтобы приготовить ужин мне требуется 1,5 часа, а чтобы сделать новую скрап-страничку например 6 часов, с запасом!, ато вдруг Муза не придёт к указанному часу;)
3) написать подробный список своих жизненных целей, как мелких так и крупных и расписать под каждой еще более мелкий список целей, которые тебе нужно будет реализовать для того чтобы достигнуть более крупной и т. п....Такой список целей очень поможет при составлении своего текущего графика, а главное ты не будешь откладывать достижения своих целей на потом, а уже чётко планировать шаги-дела на пути к их достижению.

Проще говоря, расписав все это на бумаге вы сможете проанализировать вашу жизнь и понять что занимает у вас слишком много времени, над временной оптимизацией каких дел вам стоит поработать лучше, а может быть вы вообще придете к выводу, что вам наконец-то нужно завести себе помощницу и поставите себе новую цель - зарабатывать столько, чтобы позволить себе такой полезный персонал, ведь делегирование простых технических вещей позволяет разгрузиться для достижения более глобальных целей;)

Ну и наконец хочу рассказать вам о способах записи своих планов, а точнее о различных бумажных и не только "гаджетах", которые помогают мне структурировать поток  дел, целей и даже просто хотелок.
Охх...чего у меня только не было, сначала, работая в различных офисных фирмах, я как наверное и весь офисный планктон вела ежедневники. Но даже тогда мне не очень нравились эти достаточно увесистые книженции, в которых вроде бы много места для того, чтобы расписать дела, но с другой стороны одной двух строк, которые выделяются для записи дела на определённое время, часто не хватает, чтобы зафиксировать все важные вещи для подготовки задачи к назначенному часу и...в ход шли мелкие бумажки записочки, которыми в результате оказывался завален весь стол и найти нужную не всегда представлялось возможным))) Плюс к этому в ежедневник нельзя запихнуть к примеру долгосрочные цели для это есть еженедельники/ежемесячники и другие подобные штуки, а это получится уже целая полка книг, что в совокупности с бумажками-записочками создаст еще больший хаос как на рабочем столе так и в голове)))
В общем от этих бумажек-записочек мне было не уйти и когда я ушла с работы и стала планировать свой рабочий день сама то решила попробовать вести планер. Если вы помните я даже сделала для себя один планер сама на основе уже имеющего купленного в канцелярском магазине. А точнее я взяла оттуда структуру оформления страниц дизайн, которых создала сама (планер можно посмотреть ЗДЕСЬ). Вообще в нашем скрап-сообществе был тогда настоящий бум на эти самые планеры и на то как их красиво можно оформить, но я всегда считала что подобная книга должна выполнять свои прямые функции - удобно структурировать дела, а тратить и без того бесценное время на его красивое оформление это в моей ситуации показалось невыполнимым...хотя хотелось конечно, ведь девочки такие девочки)))
Так чем же меня не устроил планер? Здесь сразу напомню что я пишу лишь свои выводы и не навязываю мнение, а напротив жду от вас обратной связи и вашего опыта планирования, ведь обмен опытом очень полезная штука и среди кучи советов ВСЕГДА можно выделить для себя нечто очень и очень полезное.
Так вот планер в отличие от ежедневника может позволить ставить и планировать долгосрочные цели для этого в нём существуют различные тематические блоки. Но в том числе к примеру включает в себя совершенно бесполезный блок для записи контактов, которые уже мало кто (в силу опять же нехватки времени) будет записывать вручную, для этого сейчас, слава богу, существуют различные программы, телефон и электронная почта. А еще я поняла что постоянно листать и много писать от руки для меня тоже не вариант, да и если честно строчки в этих планерах как правило очень мелкие - много туда тоже не запишешь, а лишнее уже не сотрёшь, как например это можно сделать в электронном файле.

Итак к чему же я пришла сейчас и что для меня кажется наиболее оптимальным на данный момент:
1) Тетрадь еженедельник с удобной разметкой позволяющей сразу видеть план основных дел на неделю.
Разметка для меня идеальна вот в таком виде:

2) Творческая тетрадь-идейник и по совместительству мелкий эскизник, ну чтобы было можно сразу немного обрисовать свою идею:))
3) Два электронных файла Excel на компьютере, один из которых предназначен для житейских нужд, хотелок и целей: ведение личной бухгалтерии, списки паролей, планируемые покупки, поездки, фильмы которые хочется смотреть, книги, которые хочется почитать и т. п.
И второй файл посвященный работе т. е. творчеству:)) Где я веду группы своих курсов, пишу списки планов покупок, информацию по своим ДК, расписываю списки дел для плановых живых мастер-классов, а также пополняю список целей и проектов которые хотелось бы реализовать и т. п.
4) Доска для тех самых листочков, которая висит пока у меня на кухне, потому что на моем рабочем месте совсем нет места)), но это для меня и хорошо, потому что с утра я сначала иду на кухню пить кофе, а заодно и просматриваю свою доску на предмет актуальности этих записочек-листочков.

Вот такой не маленький список "гаджетов" для планирования:)
Конечно я все еще надеюсь, что у меня когда-нибудь появится удобная возможность вместить все свои дела в единый универсальный "гаджет", но пока таковой я найти для себя не могу и возможно ли это?
В общем, как сказал Юрий Никулин в фильме "Бриллиантовая рука": "Будем искать!" ;)

В связи с чем предлагаю вам, поделитесь вашими вариантами ведения житейских и творческих дел, а я буду очень рада если мои скромные находки в планировании пригодятся вам:)

И напоследок работа-опоздашка. Это как раз та самая моя тетрадь-еженедельник, которую я просто красиво оформила для нашего нового задания-вдохновения "Капля утренней росы" в блоге скрап-портала CuteCut.

  Увидев, нашу воздушную доску вдохновения я решила поиграть с прозрачными формами и материалами. В результате я задекорировала свою тетрадь-еженедельник, использовав прозрачные оверлеи со звёздами, крашенную кальку, гипюр и витражные контурные мотивы, а сквозное "окно" на обложке создала при помощи чипборда покрытого глиттером цвета фуксии.
Дальше немного деталек:






Сзади я нашила оверлеи так, что они образовали кармашек как раз для мелких записочек)), а на фото в кармашек вставлена закладка.

Пока-пока;)!
Blog Widget by LinkWithin

17 комментариев:

  1. Спасибо, статья полезная и увлекательно было почитать. Наверно, вернусь ещё раз). Сама всё планирую, ещё в старших классах в школе на кружке истории незабвенная наша историчка Аклима Ибрагимовна научила писать планы. Причём реальные))). И особенно те, что совсем не хочется, а надо))). Благодаря ей и маме у меня всегда всё расписано. Иногда даже на работе автоматически пододвигаю к себе бумажку и пишу. Блокнотов разных с разными названиями много. А вот доску на кухне - это классная задумка, надо воплотить.
    Спасибо, Екатерина. В общем, мне есть куда расти)))

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Не за что, очень рада что мой опыт тебе пригодился:)

      Удалить
  2. Интересная статья. Всегда интересно почитать про такие штучки - как планирование. Сама пытаюсь себя научить планировать, но не всегда выходит. Прочитала много разного, слушала Г. Архангельского... Сама ищу для себя идеальный вариант планирования. У меня тоже несколько блокнотиков и тетрадей. которые предназначены для разных дел, потому что действительно в один "гаджет" все не вмещается.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, я думаю, что у каждого свой идеальный способ планирования, вот почему так важно делиться опытом, ведь что не подходит для тебя может пригодиться кому-то другому. А инфы на эту тему конечно вагон да маленькая тележка в инете)), но лично мне проще воспринимать информацию когда человек пишет на фоне своего личного опыта, а не просто рассказывает как это должно быть, как это делается на тренингах))

      Удалить
  3. Интересно было почитать, спасибо!
    У меня уже лет 15 минимум удобнейшие ежедневники с разворотом на неделю - кратенько записываю все необходимые дела за день до дедлайна и читаю их с охватом на 2 недели вперед - мне очень удобно. Особо важные дела у меня отмечены восклицательным знаком и иногда дублирую их "на завтра", чтобы почаще мелькали перед глазами. Все планы на жизнь, списки покупок, что хочу посмотреть и посетить, и другие списки записываю в том же ежедневнике на свободных листочках или как раз в разделе "контакты", который мне тоже не нужен. У каждого списка крупный заголовок, чтобы не вглядываться что это такое. Ну и основное правило - не брать на себя больше, чем смогу пережевать) Среди дел у меня часто значится "Лето", и это дело в приоритете)
    И в дополнение еще пара-тройка тетрадей по темам, скрап и другое разное, чтобы не валить все в кучу и не утяжелять планировщик.
    А на бумажках стараюсь ничего не писать, кроме продуктовых списков, они меня раздражают тем, что надо помнить где их искать.
    Вот такая система позволяет мне никакой ерундой не забивать голову)

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Лето это наверное самое приятное дело на свете))) Спасибо, что поделилась! И ты знаешь я действительно не знала что есть ежедневники с разметкой на неделю и встретила такие тетради-еженедельники лишь недавно, причем случайно)) А ещё здорово, что у тебя нет бумажек))), я лично совершенно никуда не могу от них деться(

      Удалить
  4. Катя , очень здорово ты все расписала-спасибо,что поделилась,интересно и так все по-полочкам у тебя)) у меня есть список дел в смартфоне ,там такой раздел -заметки ,вот несколько заметок создала с заголовками - скрап-планы , идеи ,не забыть купить и т.п)) Есть отдельный блокнотик для интересных идей и зарисовок,но что-то в последнее время редко в него заглядываю) отдельный блокнотик по саморазвитию,информация с разных вебинаров и тренингов в области психологии..А планы на ближайшее время просто пишу в тетради обычной ,перед компом лежит у меня ,всегда перед глазами)) на день или сразу на неделю,а иногда и на месяц- так и пишу планы на август -и перечисляю ,что обязательно нужно сделать ,с удовольствием вычеркиваю сделанные дела, иногда помечаю когда ,в какой день сделать нужно и сколько времени это займет)) и есть еще у меня такая домашняя разработка -таблица расходов называется ,там просто расчерчена она по месяцам ,и списком указаны все расходные месячные затраты -квартплата , телефоны,интернет и т.д ,тоже люблю вычеркивать оплаченные пункты))вот такой наиболее удобный метод планирования для меня конечно!))

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. По полочкам я могу это все в голове разложить, а вот на практике я не всегда бываю такой "Молодец";))) Спасибо, что поделилась, очень интересно! Обязательно исследую в своем смартфоне гаджет "заметки" ато я действительно из всех возможностей своего телефона пользуюсь только процентами пятью)) Возможно за нашими телефонами будущее и можно все планировать там, но я пока не совсем во всем этом разбираюсь)))

      Удалить
  5. какая классная тема для меня, человека - хаоса. Я пишу свои планы. Мне очень понравился вариант с издательства Манна, когда лист на день делится на две части: дела с дедлайном и без него. Расписываю свой день от подъема и до отбоя. По минутам расписано все, что с творчеством не связано - готовка, душ и даже прием воды, творчество занимает все свободное пространство.
    Дел вписываю больше, чем могу, это влияет на мою продуктивность. Ну и про лень. Моя дочь ее называет энергосберегающей технологией. Если она пришла, я ей разрешаю быть. К примеру, если я проснулась и начала работать в четыре тридцать утра, то естественно днем возникнет необходимость отдохнуть. С одной стороны - сыпется план, с другой - выигрывает продуктивность - я встала раньше, сделала больше. У меня есть планирование месяца, недели и дня. Есть 100 задач, которые я мониторю и переписываю раз в три месяца.Я делала под них блокнот, он получился толстячком и рассчитан был на полгода. Свой идеальный блокнот- планер пока не сделала.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. )))Лиля, "Энергосберегающая технология" это я запомню!))) Спасибо огромное, что поделилась и надеюсь когда твой идеальный блокнот будет готов обязательно поделишься своим идеальным "гаджетом" планирования;)

      Удалить
  6. Этот комментарий был удален автором.

    ОтветитьУдалить
  7. Супер статья, как раз думаю как обновить свой планер и сделать так, чтоб он был всегда под рукой, иногда лень даже с полки достать))) а про ленилку и лягушек это прям для меня)))!!! Знаю, что если бы не лень, то могла бы горы свернуть. А ещё я любитель всё делать в последний момент, кто из таких????!! Хотя меня муж немного дисциплинирует, но ещё не поборола эту привычку). А планер у меня обычный, странички шли вместе с курсом по планеру Кати Трынчук, но хочу под себя сделать. А ещё у меня есть штучка с листами-Не забудь купить- на ручку двери вешается, так я там самое важное пишу и вешаю на видном месте, а потом отрываю ненужный лист и дальше пишу, пробовала в календаре с большими окошками-не хватает, но хочется чтоб на виду была вся неделя, хоть ты бери плакат рисуй или стенгазету как в школе!!!!)))))))

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Делать в последний момент это по моему человеческая сущность)))) Но! Я стараюсь себя перебарывать:)) И муж меня кстати тоже дисциплинирует) Да я с тобой полностью согласна все эти приспособления для планирования почему постоянно хочется усовершенствовать, поэтому я и затеяла эту статью, вдруг делясь опытом мы сможем что-то новое открыть для себя;)

      Удалить
  8. А у меня они никак не приживаются...
    Но я надежды не теряю, буду пробовать.
    Сейчас пока небольшой блокнотик (сами понимаете сумки не резиновые, а с малышней всего столько приходится таскать) взяла без дат и разлиновки, т.к. у меня то густо, то пусто. Трудновато посетить 2 род.собрания , если твои дети пребывают в одном учебном комплексе, но в разных подразделениях, да еще далековато друг от друга находящихся (спасибо родному Министерству образования!!!)

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. ))Да МинОбр оно такое))) Хоть разрывайся теперь))Спасибо, что поделилась, Юль:)

      Удалить
  9. Ох, Катя, сложную тему ты затронула... Я стараюсь ничего особенно не планировать, есть дела, которые повторяются из раза в раз (работа, школа, дополнительные занятия, спорт, у всех своё) - для меня это принципиальная рутина, которая закоренела в голове и совершается на автомате, есть обязанности, которые просто делаю в свободное время. Записываю в заметках на телефоне только какие-то события, мероприятия или выбивающиеся из графика дела, просто чтобы не забыть. А вообще тема интересная, много раз пыталась приучить себя к планированию, но для меня это скорее наоборот - трата времени;(
    Твой "гаджет" очень-очень понравился! Такие яркие акценты, захотелось просто подержать его в руках;) прозрачная страничка со звездочками- огонь)

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Спасибо, Дашуль! Возможно просто ты все итак пока успеваешь)), но если дел становится что называется "невпроворот" то планирование становится штукой необходимой и очень полезной и приходится искать не только время на это самое планирование, но ещё и оптимизировать его под себя и свои задачи;)

      Удалить

-

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...